Satın Alma Süreci ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
Tüm gerçek ve tüzel kişiler kendi ihtiyaçları ve istekleri doğrultusunda satın alma yapar. Satın alma yapılırken amaç, mevcut piyasa koşullarına göre maliyet olarak en düşük, kalite olarak en yüksek ve en uygun zamanda arzu edilen ürün/hizmete ulaşmaktır. Bu üç ana kriterin yanında; ödeme şartları, tedarikçiye ulaşabilme kolaylığı, satış sonrası hizmetler gibi parametreler de satın alma kararını etkileyen faktörlerdir.
Satın alma, özellikle işletmelerin tedarik zinciri yönetimi için kilit bir rol oynamaktadır.
1) İhtiyaçların Belirlenmesi
Talep edilen mal veya hizmetin tanımının ve standardının net ve açık olarak belirlenmesi gerekir. Özellikle imalat projelerinde parça bilgilerinin eksiksiz belirlenmesi oldukça önemlidir. İşletmenin veya projenin ihtiyaçlarını önceden belirlemek; teklif, müzakere ve sözleşme aşamalarında olası problemleri engeller. Satın alma süreci ilerledikçe taraflar birbirlerinin ihtiyaçlarını istemeden de olsa göz ardı edebilir. Bu sebeple satın alma sürecine başlarken ihtiyaçları gerçekçi bir tutumla tanımlamak önemlidir.
2) Stratejiye Karar Verilmesi
İşletmeler satın alma sürecinde stratejik amaçlarına karar vermelidir. Her satın almada maliyet, kalite ve zaman kriterlerinin üçü de istenilen seviyede olmayabilir. Bu tür durumlarda ihtiyaç ve amaçlara en uygun strateji geliştirilmelidir. Örneğin çok kısa sürede belirli bir miktar yarı mamul tedarik etmesi gereken bir fabrikanın, maliyetten (fiyat) ödün vermesi olağandır.
Stratejiye karar verilirken fırsat maliyeti (opportunity cost) göz önünde bulundurulmalıdır. Gelecekte daha düşük fiyattan ürün almayı tahmin eden bir işletme üretim makinelerini ve/veya tezgahlarını uzun süre çalıştırmadan bekletmek zorunda kalacaktır. Bu durum işletmeye daha fazla maliyet (boşa giden makine/tezgah kirası, personel maaşları vb.) getirebilir. Örneğin, söz konusu makinenin 1 saat önce üretime alınmasıyla, şirket 100₺ kazanacaksa, bu iş için 100₺’nin altındaki ekstra maliyetten kaçınılmamalıdır.
3) Tedarikçi Seçimi
Tedarikçi seçimi, ödenen miktar karşılığında en iyi ürün/hizmeti veren tedarikçiyi bulmak için yapılan bir değerlendirmedir. Bir satın almacı için en önemli karar ise çalışacağı tedarikçinin seçimidir. Hatalı bir seçim, şirkete para ve zaman kaybettirebileceği gibi, imaj zedelenmesine de sebep olabilir. İşletmelerin genellikle geçmişte çalıştığı, teslimat zamanı ve kalite konusunda hiçbir zaman hata yapmamış (veya ihmal edilebilir düzeyde hatalar yapmış) güvenilir tedarikçileri bulunur. Bu tedarikçilerin diğer tedarikçilere göre ön planda tutulması satın alma sürecinde yaşanacak sorunları en aza indirebilir.
Bu bağlamda, satın alma sürecinde iletişim en çok dikkat edilmesi gereken alanların başında gelmektedir. Hem organizasyonun departmanları arasındaki iletişim hem de tedarikçi ile iletişim çok önemlidir. Tedarikçinin büyüklüğü, sektördeki payı, personel sayısı gibi parametreler iletişimi etkiler. Görüşmelerde çatışmadan uzak kalınmalı ve mutlaka işbirlikçi davranış sergilenmelidir.
4) Takip ve Denetim
Tedarikçi seçiminin aslında en kritik noktası problemler karşısında tedarikçinin durumu nasıl idare edeceğini bilecek düzeyde olmasıdır. Ancak, her ne olursa olsun, tedarikçilerin tüm çıktıları süreç boyunca yakından takip edilmeli ve denetlenmelidir. Potansiyel sorunlar ne kadar erken fark edilirse, o kadar kolay çözülebilir ve hem işletme hem de tedarikçi için o kadar az maliyet kaybına neden olur. Bununla birlikte her açıdan açık ve net, tedarikçi ile müzakere edilmiş bir satın alma sözleşmesinin bulunması gereklidir. İyi yapılmış olan sözleşmeler, satın alma profesyonelleri açısından başarının kilidi olacaktır.
Her konuda olduğu gibi satın alma sürecinde de dijitalleşme ile birlikte para ve zamandan tasarruf edilebilir. Bir satın alma planı oluşturulurken dikkat edilmesi gereken adımların çoğunda
