İşletmeniz İçin Doğru ERP Yazılımını Seçmenin 7 Adımı

Bir imalat işletmesini başarılı şekilde yürütmek, genellikle güçlü rekabet avantajını sürdürmek için yeni teknolojiyi hızlı bir şekilde uyarlayabilmek anlamına gelir.

Piyasada, fiyat, işlevsellik ve karmaşıklık açısından farklılık gösteren çok çeşitli ERP yazılımları bulunmaktadır. Bu çeşitlilik içinde sizin için doğru ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımını seçmek karmaşık bir görevdir.

Derlediğim bu kısa kılavuz, yeni bir üretim ERP yazılımı arayışındaysanız veya gereksinimlerinize cevap vermeyen mevcut sisteminizi değiştirmeyi düşünüyorsanız size zaman kazandıracaktır.

1. Adım Bütçe

Kurumsal şirketler için çözüm sunan ERP yazılım firmaları, farklı kullanıcı ihtiyaçları ve sayıları için yüzlerce alternatif sunmakta ve çok yüksek bütçeler talep etmektedir. Ancak bu durum, küçük ve orta ölçekli işletmelerin(KOBİ’lerin) bir ERP'yi kullanamayacağı anlamına gelmez. Öte yandan KOBİ’lerin ihtiyaçları olmamasına rağmen aldıkları büyük şirketler tarafından kullanılan pahalı sistemlerin KOBİ'ler için yararsız olma ihtimali yüksektir.

Bütçe nasıl belirlenir?

Temel kural, iki yıllık operasyon için bir ERP yazılımı ile ilişkili tüm maliyetleri (hem doğrudan hem de dolaylı) hesaplamaktır.

Kullanıcı sayısı nasıl belirlenir?

Bütçeyi tanımlayan bir diğer değişken, ofisinizdeki kullanıcı sayısı alınarak veya vardiya başına kullanıcılar değerlendirilerek hesaplanabilen talep edilecek kullanıcı sayısıdır.

2. Adım Satın Alma (Lisanslama) mı? Abonelik mi?

Bütçeye karar verirken seçebileceğiniz iki ana fiyatlandırma seçeneği vardır:

- Bir lisans satın almak veya

- Aylık (veya yıllık) abonelik planına bağlı kalmak.

Her iki seçeneğin de eksileri ve artıları vardır.

Örneğin, şirket içi yazılım sağlayıcıları genellikle lisanslama sunar. Bu seçeneği seçerseniz, şirket içi satıcıların genellikle başlangıçta konuşulmayan birkaç ücreti olduğu unutulmamalıdır (kurulum, yazılım güncellemeleri, yazılım bakımı, ek altyapı, özelleştirme, destek veya ayrıcalıklı destek, vb.).

Abonelik modeli, yalnızca yazılımı kullanırsanız ödeme yaptığınız hizmet olarak yazılım (SaaS) çözümleri arasında popülerdir. Bu durumda, fiyatlandırma politikası daha şeffaf (aynı zamanda öngörülebilir anlamına gelir) ve ayrıca esnektir. Bu sistemin dezavantajı ise çok uzun süreli kullanım durumunda (örneğin 5 yıl ve üstü) daha pahalıya mal olabilmektedir.

3. Adım Platform Bulut Tabanlı mı? Şirket İçi Yazılım mı?

Vermeniz gereken diğer bir karar ise yazılımın bulut tabanlı mı çalışacağı yoksa kendi şirket altyapınıza mı kurulacağıdır.

Son yıllarda, bulut tabanlı SaaS çözümlerinin makul bir şekilde giderek daha popüler hale geldiğine tanık olduk. Çünkü başlıca avantajları:

• Hiçbir şey yüklemenize (ve kurulum için ödeme yapmanıza) gerek yoktur.

• ERP'nize her yerden, herhangi bir cihazdan ulaşabilirsiniz.

• Yazılım sürekli olarak güncel tutulmaktadır.

• Ek altyapıya gerek yoktur. Yazılım firmasının kendi sunucuları kullanılmaktadır.

Ancak, şirket içi yazılımın hala tek seçenek olduğu bazı senaryolar vardır:

• Profesyonel BT uzmanlarınız varsa yazılım ve veritabanına kendi sunucularınızda sahip olmak ve güncellemeleri kendiniz takip etmek isteyebilirsiniz.

• İnternet erişimi kısıtlı veya yetersiz bir yerde çalışıyor olabilirsiniz.

• Gizli projeler için üretim yapıyor ve uymanız gereken gizlilik prosedürleri bulunuyor olabilir.

4. Adım İşlevsellik

Eğer bir üreticiyseniz, her ERP yazılımı ihtiyaçlarınızı karşılamayacaktır. Üretime odaklandığını iddia eden her ERP yazılımı, örnek olarak, üretim planlama ve çizelgeleme ve ekipman yük çizelgeleri gibi özellikle imalatta gerekli olan işlevleri sunmayabilir.

Kullanılması gereken işlevlerin atlanmaması adına, sizin için birincil öneme sahip işlevleri düşünün, bir liste yapın ve bu gereksinimleri karşılayan bir ERP yazılımı aramaya başlayın.

Ayrıca, sahip olması gereken bazı özellikleri (halihazırda kullandığınız muhasebe yazılımıyla entegrasyon gibi) de sorabilirsiniz. Bunlar, aynı ana işlevi sunan bir aday listesine sahip olduğunuzda seçim için size yardımcı olacaktır.

5. Adım Ön Seçim Süreci

Yukarıdaki adımları takip ettiğinizde, ana işlevsellik, platform ve fiyatlandırma modeli açısından temel ihtiyaçlarınızı karşılayan bir liste oluşturmalısınız. Şimdi bu liste, değerlendirme için harcanan zaman kaynakları açısından en makul sayı olduğu için en fazla 2-3 seçeneğe getirilmelidir.

Zaman ayırmaya değmeyen şirketleri filtrelemek için, her bir yazılım sağlayıcısına işlevsellik veya benzeriyle ilgili sorular sorarak hızlarını ve yanıt kalitesini değerlendirin. Unutmayın ki, bu ERP şirketi birkaç yıl boyunca stratejik ortağınız olacaktır. Kötü bir iletişim alışkanlığı ilerde sizi olumsuz etkileyebilir.

6. Adım Nihai Seçim

Artık bir sonraki ERP sisteminiz olmak için 2-3 adaylık son bir listeniz olduğuna göre, önce onları denemelisiniz. Maalesef, şirket içi yazılım sunan firmalar için bu her zaman mümkün değildir, ancak çoğu bulut / SaaS çözümü ücretsiz bir demo yapabilirsiniz.

İşletmeniz için çok önemli olan üretim sürecini kapsayan basitleştirilmiş bir test yapmaya çalışın. ERP yazılımı firmalarıyla bu testi yerine getirmeye çalıştıktan sonra, ERP yazılımını seçebilirsiniz.

7. Adım Özelleştirme

Tüm gereksinimlerinize cevap veren ve bütçenizi karşılayan bir yazılım seçtiğinizi varsayarak, iş süreçlerinizi belli bir dereceye kadar uyarlamanız gerekeceğine hazırlıklı olmalısınız.

Ancak, bazı önemli işlevlerin eksik olduğu veya beklediğiniz gibi çalışmadığı ve iş akışınızı değiştiremediğiniz durumlarda, satıcınızdan özelleştirme isteyebilirsiniz.

Bunu önceden bilmek, firmanın esnek olup olmadığını ve yazılımın toplam sahip olma maliyetinin ne olduğunu daha iyi anlamanız çok önemlidir.

Artık işletmeniz için doğru sistemi nasıl seçeceğinizi bildiğinize göre, Costifier'ı incelemeye başlayabilirsiniz. Costifier ile ERP yazılımlarının sunmadığı pek çok özelliğe sahip olacaksınız. Teklif hazırlama süreçleri için hızlı ve yüksek doğrulukta maliyet hesaplama ve %15’e kadar karlılık artışı özelliklerinden yararlanmaya ücretsiz başlayabilirsiniz.